1. Quiénes somos y qué cubre esta política
Covendri Kyndlo LLC, 7061 Grand National Dr, Ste 107B, Orlando, FL 32819, EE. UU. (“Covendri”, “nosotros”) ofrece un servicio de soporte de TI asistido por IA para empresas. El servicio incluye el Covendri Agent, que la empresa instala en sus computadoras Mac y Windows; la app de Covendri en la barra de menús y en la bandeja del sistema que usan los empleados; el panel de administración en dashboard.covendri.com; y las funciones del asistente que el Cliente decida usar, como el asistente de correo para Microsoft 365 (Outlook) y Gmail, WhatsApp Business, cotizaciones, Enseña a Covendri, generación de imágenes, investigación y el control de pantalla opcional (en conjunto, el “Servicio”).
Esta política explica cómo tratamos la información procesada a través del Servicio y de nuestro sitio web covendri.com. El Servicio está pensado para empresas, no para uso personal o doméstico.
2. Nuestro rol y el tuyo
Cuando una empresa (nuestro “Cliente”) usa el Servicio, el Cliente decide qué computadoras inscribir y qué personas usan el Servicio. Respecto de la información sobre los empleados y dispositivos del Cliente tratada a través del Servicio (“Datos del Cliente”), el Cliente es el responsable del tratamiento y Covendri actúa como encargado (o “proveedor de servicios”) que trata los Datos del Cliente en su nombre y según sus instrucciones.
Los Clientes son responsables de dar a sus empleados los avisos que exija la ley y de contar con una base legal para instalar el Covendri Agent en los dispositivos que inscriben.
Covendri es responsable de la información que tratamos para fines propios del negocio, como la administración de cuentas, la facturación, la seguridad del Servicio y nuestro sitio web.
3. Información que tratamos
Información de la cuenta
Nombre, correo electrónico, nombre de la empresa, rol (por ejemplo, administrador o miembro), departamento e identificadores del proveedor de inicio de sesión que elijas (Microsoft, Google, o correo y contraseña). Para el inicio de sesión con correo y contraseña, solo guardamos la contraseña en forma de hash.
Diagnósticos del dispositivo
Información que el Covendri Agent recopila de las computadoras inscritas para diagnosticar problemas y supervisar su estado, incluida:
- Nombre del dispositivo, modelo de hardware, versión del sistema operativo y nombre de la cuenta del usuario con sesión iniciada.
- Uso del almacenamiento, incluidos nombres y tamaños de carpetas grandes, y uso de memoria y CPU.
- Procesos en ejecución (ocultando los secretos de la línea de comandos), software instalado y elementos de inicio.
- Diagnósticos de red y Wi-Fi, como intensidad de la señal, DNS y calidad de la conexión.
- Estado de actualizaciones, ajustes de seguridad (por ejemplo, firewall y cifrado del disco), estado de las copias de seguridad, salud de la batería y colas de impresión.
- Entradas recientes del registro del sistema relacionadas con un problema.
Solicitudes de ayuda y contenido de soporte
El texto de las solicitudes de ayuda y de las conversaciones con Covendri, las capturas de pantalla que los usuarios deciden adjuntar, los pasos y resultados de las herramientas de cada solicitud, y los artículos de la base de conocimiento creados a partir de solicitudes resueltas.
Correos y mensajes de WhatsApp (solo si se conectan)
Si un Cliente conecta Microsoft 365, Gmail o WhatsApp Business, tratamos mensajes solo en los buzones y números que permite su administrador: nombres y direcciones o teléfonos del remitente y los destinatarios, asunto, fechas, texto del mensaje y las respuestas que Covendri sugiere, edita y envía. Solo leemos los mensajes entrantes nuevos desde el momento de la conexión y no redactamos respuestas a boletines ni a respuestas automáticas. Covendri envía un mensaje solo en el modo que el administrador eligió para ese buzón o número (solo borrador, o enviar después de que una persona lo apruebe).
Importaciones de Enseña a Covendri
Si un administrador importa correos anteriores o chats exportados, copiamos los mensajes elegidos a un conjunto de trabajo temporal, eliminamos automáticamente los datos personales que podemos detectar (como nombres, correos, teléfonos y números de identificación, reservas, tarjetas y cuentas bancarias) y usamos el resultado para proponer artículos de conocimiento. Los artículos propuestos solo se usan después de que un administrador los aprueba.
Cotizaciones, imágenes e investigación
Las cotizaciones de ejemplo y plantillas que sube el Cliente, las cotizaciones que crea, las imágenes que genera y las preguntas que hace al asistente de investigación, junto con los resultados y sus fuentes.
Aprobaciones y registros de auditoría
Registros de las acciones realizadas en los dispositivos, solicitudes de aprobación, decisiones y notas, y de quién las tomó y cuándo.
Información técnica y de uso
Información del plan y del uso (como cantidad de dispositivos y uso de IA), e información técnica sobre las sesiones, como dirección IP, agente de usuario del navegador y marcas de tiempo, usada con fines de seguridad.
Sitio web
Nuestro sitio web no usa herramientas de analítica, publicidad ni seguimiento. Nuestro proveedor de alojamiento puede conservar registros estándar del servidor (como dirección IP y páginas solicitadas) por motivos de seguridad y operación.
Comunicaciones
Si nos escribes, guardamos el mensaje y tus datos de contacto para responderte y darte soporte.
4. Lo que no recopilamos
El Covendri Agent no usa la cámara ni el micrófono y no lee contraseñas guardadas. Graba la pantalla y controla el teclado y el mouse solo si el cliente activa la función opcional de control de pantalla y el usuario aprueba una tarea concreta; en ese caso guardamos un registro de pasos con capturas reducidas durante el período que fije el cliente (24 horas por defecto), y del texto que escribe el agente solo se guarda su longitud. Tratamos el contenido de correos y mensajes de WhatsApp solo en los buzones y números que el Cliente conecta y permite, como se describe en la sección 3; fuera de eso, no recopilamos intencionalmente el contenido de los documentos, correos o mensajes de los usuarios. La información de diagnóstico puede incluir de forma incidental nombres de archivos, carpetas o aplicaciones.
5. Cómo usamos la información
- Para prestar el Servicio: diagnosticar y arreglar problemas de TI, supervisar la salud de los dispositivos, hacer revisiones preventivas, gestionar aprobaciones y mantener el registro de auditoría.
- Para sugerir y, en el modo que eligió el Cliente, enviar respuestas a correos y mensajes de WhatsApp; para crear cotizaciones e imágenes; y para investigar preguntas en la web.
- Para crear la base de conocimiento del Cliente a partir de solicitudes resueltas y de importaciones que aprueba un administrador, disponible solo dentro del espacio de trabajo de ese Cliente.
- Para operar, proteger y mejorar el Servicio, lo que incluye prevenir abusos, aplicar límites de uso y resolver problemas.
- Para comunicarnos con los Clientes sobre su cuenta, el Servicio y sus solicitudes de soporte.
- Para cumplir obligaciones legales y hacer cumplir nuestros Términos del servicio.
No vendemos información personal, no la compartimos para publicidad conductual entre contextos ni usamos los Datos del Cliente para publicidad.
6. Procesamiento con IA
Para trabajar en una solicitud, el Servicio envía las partes relevantes (como el texto de la solicitud, las capturas adjuntas, los resultados de diagnóstico y los artículos relevantes de la base de conocimiento) a Azure OpenAI Service de Microsoft para su procesamiento. No usamos los Datos del Cliente para entrenar modelos de IA. Según los términos de Microsoft para Azure OpenAI Service, las instrucciones y respuestas de los clientes no se usan para entrenar los modelos base de Microsoft ni de OpenAI.
Las imágenes se generan con un modelo de imágenes de Azure OpenAI Service, sujeto a los filtros de contenido de Azure.
Cuando la búsqueda web está activada en el espacio de trabajo de un Cliente, las consultas se envían a través de la herramienta de búsqueda web de Azure OpenAI Service, que usa Grounding with Bing Search. Bing es un servicio de Microsoft independiente que trata las consultas según sus propios términos, fuera de los compromisos de Azure OpenAI indicados arriba. Covendri está pensado para redactar las consultas sin nombres, datos de contacto ni otros datos personales. El administrador del Cliente puede activar o desactivar la búsqueda web.
9. Conservación y eliminación
Conservamos los Datos del Cliente mientras su espacio de trabajo esté activo, salvo que el Cliente los elimine antes o se aplique uno de los plazos más cortos indicados abajo. Los registros no confirmados se eliminan a los 7 días.
- Texto de correos y mensajes: el texto de los mensajes y de las respuestas sugeridas se elimina a los 30 días por defecto (el administrador del Cliente puede elegir entre 1 y 365 días). El remitente, el asunto, las fechas y el estado se eliminan unos 90 días después.
- Conjunto de trabajo de Enseña a Covendri: se elimina al terminar la importación y, como máximo, a las 48 horas. Los artículos que aprueba un administrador se conservan como el resto de la base de conocimiento.
- Capturas del control de pantalla: se eliminan a las 24 horas por defecto (el administrador puede elegir entre 1 hora y 7 días).
- Métricas detalladas de salud de los dispositivos: 7 días.
Los Clientes pueden pedirnos en cualquier momento que eliminemos los datos de su espacio de trabajo escribiendo a support@covendri.com. Cuando se cierra un espacio de trabajo, eliminamos o anonimizamos los Datos del Cliente en un plazo de 30 días, salvo registros limitados que debamos conservar por razones legales, de facturación o de seguridad, y los datos en copias de seguridad, que se sobrescriben en nuestro ciclo habitual.
10. Seguridad
Usamos medidas técnicas y organizativas diseñadas para proteger la información, como conexiones cifradas, aislamiento de datos por empresa, credenciales por dispositivo guardadas solo como hash, aprobaciones aplicadas en el servidor para acciones de alto impacto y registros de auditoría. Ningún sistema es perfectamente seguro, pero trabajamos para proteger tus datos y notificaremos a los Clientes afectados de un incidente de seguridad según lo exija la ley. Más información en nuestra página de Seguridad.
11. Tus opciones y derechos
Según dónde vivas, puedes tener derecho a acceder, corregir, eliminar o exportar tu información personal, o a oponerte a ciertos tratamientos o limitarlos.
- Empleados de un Cliente: tu empleador controla tu información en el Servicio. Comunícate primero con tu empleador; lo ayudaremos a responder tu solicitud.
- Administradores de Clientes y otras personas: escribe a support@covendri.com. Es posible que debamos verificar tu identidad antes de atender una solicitud.
No discriminaremos a nadie por ejercer sus derechos de privacidad.
12. Dónde se guardan los datos
Covendri está alojado en Microsoft Azure en Estados Unidos. Si usas el Servicio desde fuera de Estados Unidos, tu información se transferirá y tratará en Estados Unidos. Cuando sea necesario, aplicamos las garantías adecuadas para esas transferencias.
13. Menores
El Servicio está diseñado para empresas y no está dirigido a menores. No recopilamos a sabiendas información personal de menores de 16 años.
14. Cambios en esta política
Podemos actualizar esta política de vez en cuando. Cambiaremos la fecha de “última actualización” de arriba y, si los cambios son importantes, avisaremos a los administradores de los Clientes por correo o en el panel antes de que entren en vigor.
15. Contacto
Preguntas o solicitudes sobre privacidad: support@covendri.com.